공공 프로젝트(SI) 제안->기술협상->계약!!: 현직 PM의 퀵~ 가이드 (초보PM 필독!)

공공기관 프로젝트, 제안->기술협상->계약!! 퀵~하게 정복!

안녕하세요! 여러분의 든든한 수다쟁이 PM입니다! 👋 지난번 공공 프로젝트 A to Z를 퀵~하게 훑어봤는데, 어떠셨나요? 오늘은 그 여정의 시작이자, PM에게는 '성공적인 수행을 위한 첫 단추'가 되는 수주와 계약 과정을 찐~하게 파헤쳐 볼까 합니다!

"아니, PM이 제안서 작성이야 그렇다 치더라도 기술협상이나 계약까지 알아야 해?"라고 생각하셨나요? 놉!🙅‍♀️ 현업 PM의 관점에서 이 초기 단계를 제대로 이해하고 챙겨야, 향후 프로젝트 수행 중 발생할 수 있는 '피눈물 나는' 리스크를 사전에 줄일 수 있답니다! (제가 직접 겪어봤다구요... 😢)

저도 처음 PM을 맡았을 때, 아무것도 모르는 상태에서 PT 발표본을 만들고 조달청에 가서 어리바리 발표를 했던 기억이 생생해요. '스티브 잡스처럼 멋지게!'를 꿈꿨지만 현실은... 무슨 말을 했는지 기억도 안 나네요. 발표 후 15~30분간의 질문 공세는 그야말로 멘!탈!붕!괴! 결국 답변은 모두 함께 간 PL에게 넘겼던... 그랬었습니다. 😅 운 좋게 4개 업체 중 1등으로 수주했지만, 허탈함은 이루 말할 수 없었죠.

제안 과정은 약 200~300페이지의 본문, 100~200페이지의 별첨, 50~100페이지의 요약본(옵션), 40~80페이지의 발표본까지, 프로젝트의 수행 과정을 전반적으로 다 작성해서 다른 업체들과 경쟁하는 '치열한 전투'를 포함합니다. 이 방대한 내용은 별도로 '공공 프로젝트 제안서 작성 노하우' 같은 주제로 나중에 다시 다루는 게 좋을 것 같아요. 오늘은 '수행 PM 관점'에서 핵심만 쏙쏙 짚어볼게요!

<용어 정리 - 아래 용어들은 알고 계셔야 합니다!>

• ISP (Information Strategy Planning): 정보화 전략 계획 수립. 정보 시스템 구축에 앞서 조직의 목표 달성을 위한 최적의 정보화 방향과 전략을 수립하는 과정입니다. 대규모 공공 사업에서 ISP를 통해 RFP가 만들어지기도 합니다.
• 사전규격: 조달청에서 입찰 공고 전, 발주 예정 사업에 대한 규격이나 내용 등을 미리 공개하여 제안 참여를 희망하는 업체들의 의견을 수렴하는 과정입니다. 업체들이 제안 준비에 필요한 정보를 미리 파악하고, 제안서의 완성도를 높이는 데 도움이 됩니다.
• 조달평가: 조달청 주관으로 진행되는 기술 평가입니다. 제안서 내용 및 발표를 기반으로 기술 점수가 산정되며, 주로 외부 전문가들이 평가위원으로 참여합니다.
• 자체평가: 발주기관(고객) 자체적으로 진행하는 기술 평가입니다. 조달평가와 마찬가지로 제안서 및 발표 내용을 평가하며, 발주기관의 담당자들이 평가위원으로 참여하며, 현재는 특정업체 밀어주기를 어렵게 하도록 평가위원의 4~60%를 외부위원으로 하는게 일반적 입니다.
• 기술협상: 제안서 제출 및 평가 후, 발주기관과 우선협상대상자(선정된 업체)가 프로젝트의 범위, 요구사항, 일정, 예산 등에 대해 최종적으로 협의하고 조정하는 과정입니다. 이 단계에서 계약의 세부 내용이 확정됩니다.
• 부정당업체: 국가계약법 등에 따라 입찰 및 계약 과정에서 부정한 행위를 하거나 계약 의무를 제대로 이행하지 않아, 일정 기간 동안 국가/공공기관과의 입찰 참여가 제한되는 업체입니다. (PM에게는 절대 피해야 할 재앙... 🚨)
• GD (Graphic Designer): 그래픽 디자이너. 시각적인 콘텐츠를 제작하는 전문가를 의미하며, 특히 PPT 디자인처럼 정보를 시각적으로 효과적이게 전달하는 역할을 수행합니다. 회사에서는 '지디'라고 부르기도 하죠!

 

[[ 공공 프로젝트, 이렇게 만들어지고 수주됩니다! (핵심 요약) ]]

먼저, 공공기관의 사업이 만들어지는 구조부터 수행되는 구조를 큰 그림으로 이해하는 것이 좋습니다. 지난 포스트에서 언급했었던 '룰(Rule) 북' 중 NIA(한국지능정보사회진흥원)에서 배포하는 "사업관리 가이드"를 보면 아래와 같은 내용으로 안내하고 있습니다.

1. 정보화 전략 계획 수립 (ISP): 사업 규모가 작은 경우를 제외하고, 보통은 이 단계를 통해 예산 및 기능에 대한 정의를 진행합니다. 이 ISP 사업을 수행한 컨설팅 업체가 프로젝트의 RFP를 만들게 됩니다.
2. 사전규격 공고: 예산이 확보된 후 주관기관(고객)은 조달청으로 결과를 보내고, 조달청을 통해 나라장터(www.g2b.go.kr)에 '사전규격'을 올려 제안에 참여할 업체들의 의견을 수렴받습니다.
3. 입찰 공고: 사전규격에 문제가 없다면, 나라장터의 '입찰 공고'를 통해 공식적으로 게시됩니다. 이때부터 제안팀의 시계는 초고속으로 돌아가기 시작하죠! ⏱️
4. 제안 발표 및 평가: 평가는 조달청에서 진행하는 '조달평가'와 해당 기관의 '자체평가(자평)' 두 가지가 있습니다. 조달평가의 경우 일반적으로 PT 한 당일에 결과가 발표되는 경우가 많습니다. 공공 소프트웨어 개발사업은 보통 기술평가 90점, 가격평가 10점으로, 가격보다는 기술에 주안점을 두고 평가합니다. 즉, 가격을 마구 긁어내려서 수행 리스크를 올리기보다는, 기술 평가에서 높은 점수를 챙기는 전략을 추천합니다!
5. 기술협상: '나이스하게 수주했다면~~ 이제 프로젝트 시작!?'... 아닙니다! 아직 '기술협상'이라는 중요한 단계가 남아있습니다. RFP와 제안서에서 주관기관(고객)과 수행사 간 추가하거나 수정할 부분이 있다면, 이를 협상하는 시기입니다. 짧게는 하루 만에 끝나기도 하고, 길게는 한 달간 진행되거나 이 과정에서 협상 결렬로 2~3순위 업체가 선정되기도 합니다.
6. 계약 및 프로젝트 시작: 기술협상까지 끝나면 보통 1주일 내에 계약을 진행하고, 비로소 프로젝트가 공식적으로 시작됩니다!

 

그렇다면, 이 일련의 과정에서 프로젝트 수행팀, 즉 PM이 알고 있고 챙겨야 하는 부분은 무엇일까요? 보통 이 초기 단계를 소홀히 넘기거나, 수주를 위해 '무조건 OK'만 하다가 수행하는 6개월 사이에 한 10년쯤 급속화 된 노화가 진행하기도 합니다! (진심입니다... 😱)

 

<오늘의 수다쟁이 PM Tip>

자, 제안과 기술협상 단계에서 PM이 꼭 챙겨야 할 '리스크 예방' 꿀팁 나갑니다!

1. 제안 단계: '꼼꼼함'이 곧 생존 전략!
   • 가변성 확보: 제안서 상에서 수행 중에 변경될 수 있는 영역에는 필히 "고객과 협의하여 변경 가능" 또는 "예시" 등의 항목을 명시해야 합니다. 특히 '방법론'과 각 단계별 '산출물 목록'은 다른 제안서에서 복사/붙여넣기 하다가 엉뚱한 내용이 들어가 감리 단계에서 피곤해지는 경우가 흔하니 주의하세요!
   • '미수용'의 용기: 일반적인 경우는 아니지만, 예산/일정/솔루션 등의 문제로 순수 SI 개발로 수행이 불가능한 기능 요구사항들은 '미수용'으로 제안부터 넣는 방법이 있습니다. 물론 '미수용'은 평가 시 감점 요인이 되므로, 단독 입찰이거나 고객과 사전 협의된 경우에 한해서 진행하는 것이 현명합니다.
   • 투입 공수 주의: 최근에는 투입 공수를 제안서상에 명시하지 않아도 되는 경우가 많으니, 수주를 위해 굳이 투입 공수를 부풀려서 넣는 것에 주의 하세요~!
2. 제안 시, '수행에 도움 되는' 추가 제안 아이템! (강력 추천!)
   • 시놀로지 NAS: 폐쇄망 환경에서 진정한 빛을 발합니다! 네트워크 공유 디스크, 내부 업무 메신저, 구글 스위트(Google Workspace)와 같은 오피스 기능, 산출물 백업, Git(또는 SVN) 같은 형상관리 서버 구성 등 사용 용도는 무궁무진합니다! PC 본체 한 대 더 넣어서 공유 폴더 만들고 어설프게 사용하는 고생하지 마세요! PC 본체보다 시놀로지 NAS가 훨씬 저렴하고 유능합니다! 고객에게는 프로젝트 종료 시 납품할 것이니 폐기하든 내부에서 사용하든 하라고 하면, 보안 문제로도 트집 잡히지 않습니다. 😉
   • 테스트 서버: 신규 서비스는 오픈용 서버(클라우드 포함)를 함께 도입하는 경우가 많아 괜찮지만, 고도화나 차세대 사업의 경우 기존 테스트 환경이 없거나 유지보수 사업단과 함께 사용하는 문제로 사용이 어려운 경우가 많습니다. 비용에 여유가 없다면 테스트 단계에서만 임대하더라도 수행에 큰 도움이 됩니다!
3. 기술협상 단계: '리스크 해징'의 2차 방어선!
   • 제안 과정에서 미처 체크되지 않은 리스크나, RFP 상에서 너무 추상적으로 되어 있어 고객과 명확하게 정의하고 계약해야 할 내용이 있다면, 기술협상 단계를 통해 반드시 리스크를 줄여야 합니다. (이때 협상을 잘해야 수행 기간 내내 PM이 편합니다!)
   • 제안 단계에서 '미수용'으로 잡았던 내용이 있다면, 이 부분 역시 기술협상에서 상호 협의를 거쳐야 합니다.

 

[[ 수다쟁이 PM의 AI 활용 꿀팁! (feat. 제안/발표 마스터하기) ]]

• NotebookLM (구글 무료 서비스): 다른 LLM 서비스와 달리 '우리 회사만의 자료'를 업로드해서 제안에 대한 다양한 도움을 받을 수 있습니다! RFP 요약, NIA의 사업관리 가이드 및 CBD 방법론 등의 참조 자료, 기존 사내 제안서 내용을 참고한 새로운 전략 도출 등 다양한 도움을 받을 수 있죠. 자료의 출처를 제한하고 명확하게 해야 하는 제안서에 사용하기에 정말 좋습니다!
• gamma.app (발표 자료 초안 생성): 사내에 제안팀이나 GD(Graphic Designer)가 없다면, gamma.app 서비스를 이용하면 초보 PM 에게는 발표본 초안을 만드는 데 엄청난 도움을 받을 수 있을 거예요!

✨핵심 요약 AI 워크플로우!✨

1. NotebookLM에 RFP 및 사내 제안서들과 참조해야 하는 관련 자료들을 Upload 해서 제안의 내용을 핵심만 쏙쏙 요약하고,
2. 요약된 내용을 gamma.app에 입력하여 PPT 발표 자료 초안을 빠르게 생성하면,
3. 초보 PM도 마치 베테랑처럼! 쉽게 발표본 초안을 만들고, GD가 있다면 전문 GD의 손을 빌려 멋지게 다듬을 수 있습니다!

 

잘못된 프로젝트를 시작하고 오픈이 미뤄져 개발 지연으로 인한 엄청난 마이너스를 보는 경우, 혹은 잘못된 계약으로 '부정당업체'로 지정되는 등의 사례를 주변에서 심심치 않게 자주 보고 있습니다. 업계에서는 "10개 프로젝트에서 3~5% 마진 남기고 1개 프로젝트 사고로 몽땅 날린다"는 슬픈 명언이 있습니다. 수주가 무엇보다 중요하지만, 수주로 인해 도리어 더 큰 사고가 나지 않도록 제안과 기술협상 단계에서도 꼼꼼히 챙기시기 바랍니다!

 

 

다음 글에서는... 드디어 프로젝트 수행의 첫 단계인 "착수 단계"를 정밀~하게 알려드릴게요! 기대해주세요! :>